Folha de pagamento: guia completo para montar sem erros
Atualizado: 1 de out.
Montar a folha de pagamento corretamente é uma das rotinas mais importantes da empresa, já que qualquer erro pode gerar multa, atraso ou passivo trabalhista.
Este guia reúne, em um só lugar, os principais pontos que compõem a folha, desde o salário até os encargos e as obrigações acessórias envolvidas.
Neste artigo
O que compõe a folha de pagamento
salário base do funcionário, conforme o contrato e a categoria profissional;
horas extras e adicionais, como noturno e de insalubridade ou periculosidade, quando aplicáveis;
descontos obrigatórios, como INSS e Imposto de Renda retido na fonte;
benefícios como vale-transporte e vale-alimentação, quando concedidos;
13º salário e férias, provisionados ao longo do ano.
Encargos que a empresa paga além do salário
Além do que é descontado do funcionário, a empresa arca com encargos próprios sobre a folha, como o FGTS mensal e a contribuição previdenciária patronal.
Esses encargos não aparecem no contracheque do funcionário, mas fazem parte do custo total que a empresa precisa planejar ao contratar.
Passo a passo para montar a folha do mês
conferir a base de cada funcionário: salário, faltas, horas extras e afastamentos do período;
calcular os descontos obrigatórios (INSS e IRRF) de cada funcionário, individualmente;
somar os benefícios e descontos relacionados, como vale-transporte;
calcular os encargos patronais sobre o total da folha;
gerar as guias de recolhimento (FGTS, DAS ou GPS, conforme o regime) e as informações a enviar ao eSocial;
revisar tudo antes de efetuar o pagamento dos salários.
Erros comuns na folha de pagamento
esquecer de considerar horas extras ou faltas do período na base de cálculo;
calcular o INSS com uma alíquota fixa, em vez do cálculo progressivo por faixas;
atrasar o envio de informações ao eSocial, gerando multa mesmo sem erro no valor pago;
não atualizar os dados cadastrais do funcionário, o que pode gerar inconsistência nas informações enviadas;
deixar de provisionar 13º e férias ao longo do ano, gerando impacto grande de caixa em datas específicas.
O que compõe a folha
Componente | O que é |
Salário bruto | Valor combinado em contrato |
FGTS | 8% sobre a remuneração |
Encargos patronais | Variam conforme regime |
Perguntas frequentes
Toda empresa precisa seguir o mesmo modelo de folha de pagamento?
A estrutura básica é parecida, mas alguns itens variam conforme a convenção coletiva da categoria, o regime tributário da empresa e os benefícios oferecidos.
Posso montar a folha de pagamento em planilha?
É possível para poucos funcionários, mas conforme a equipe cresce, um sistema específico de folha reduz bastante o risco de erro e facilita o envio das informações ao eSocial.
O que acontece se eu errar um valor na folha de pagamento?
É possível corrigir em folhas complementares ou no próximo mês, dependendo do caso, mas o ideal é identificar o erro rapidamente para evitar acúmulo de inconsistências.
Quem pode montar a folha de pagamento da empresa?
Pode ser feito pelo departamento pessoal da própria empresa ou pela contabilidade responsável, que costuma ter os sistemas e o conhecimento técnico necessários para essa rotina.
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Conclusão
Montar a folha de pagamento com atenção evita multas, passivos trabalhistas e retrabalho no dia a dia da empresa.
Seguir uma rotina organizada, mês a mês, é o que garante que todos os cálculos e obrigações sejam cumpridos dentro do prazo.
A MEZO Contabilidade cuida da folha de pagamento das empresas atendidas, do cálculo ao envio das obrigações acessórias.
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