Primeiro funcionário: custos, encargos, eSocial, férias e 13º
Atualizado: 30 de set.
Contratar o primeiro funcionário aumenta a capacidade da empresa, mas cria uma rotina trabalhista que começa antes do primeiro dia. Salário, jornada, convenção coletiva, saúde ocupacional, eSocial e provisões precisam ser planejados.
O custo real é maior que o salário combinado. Fazer a conta completa evita comprometer o caixa.
Neste artigo
O que definir antes de contratar?
Descreva cargo, tarefas, local, jornada, horário, remuneração e gestor responsável. Depois, identifique a convenção coletiva e o sindicato aplicáveis, pois piso salarial, benefícios, adicionais e regras podem ser diferentes da CLT geral.
Também avalie riscos ocupacionais, necessidade de equipamentos de proteção e exames médicos. A estrutura de saúde e segurança deve acompanhar a atividade real.
Quais documentos e dados solicitar?
CPF e dados pessoais;
endereço e contatos;
dados da Carteira de Trabalho Digital;
informações bancárias para pagamento;
dependentes, quando aplicável;
exame admissional;
documentos exigidos pela função;
dados para benefícios e vale-transporte.
Evite coletar informações sem finalidade trabalhista e proteja os dados conforme a LGPD.
A admissão deve ser enviada antes do início
O vínculo precisa ser registrado no eSocial dentro do prazo aplicável, em regra antes de o trabalhador iniciar as atividades. Não coloque alguém para “fazer um teste” sem contrato e registro adequados.
O contrato de experiência é um contrato de trabalho e também exige admissão, folha, FGTS e direitos correspondentes.
Quanto custa contratar um funcionário?
Além do salário, a projeção deve considerar:
FGTS, normalmente de 8% sobre as verbas aplicáveis;
INSS patronal, RAT e terceiros, conforme regime e atividade;
férias acrescidas de um terço;
décimo terceiro salário;
vale-transporte e benefícios previstos;
horas extras, adicional noturno, insalubridade ou periculosidade;
exames, uniformes, EPIs e treinamentos;
substituição durante férias e ausências;
custos de eventual desligamento.
No Simples Nacional, a contribuição patronal pode estar incluída no DAS em alguns anexos. No Anexo IV, ela é recolhida fora. Por isso, percentuais genéricos de “custo sobre a folha” podem induzir a erro.
Como calcular uma provisão mensal?
Reserve mensalmente valores para férias, adicional de um terço e 13º. A provisão ajuda o caixa a absorver pagamentos que não ocorrem todos os meses.
Como referência gerencial, o 13º acumula 1/12 da remuneração por mês com direito. Férias também são adquiridas ao longo do período e recebem o adicional constitucional. Encargos podem incidir sobre essas verbas.
A planilha deve incluir salário, encargos, benefícios, provisões e custos específicos da função. Compare o total com a receita e a margem que a contratação poderá gerar.
Como funciona a folha no eSocial?
Todos os meses, a empresa informa remunerações, descontos, afastamentos e pagamentos. Os eventos alimentam encargos previdenciários, FGTS Digital e outras obrigações.
A contabilidade precisa receber até o fechamento:
horas extras e faltas;
comissões e bônus;
atestados e afastamentos;
alterações salariais ou de função;
descontos autorizados;
férias e desligamentos planejados.
Informações tardias podem exigir reabertura da folha e gerar diferenças de guias.
Férias e 13º salário
O empregado adquire direito a férias após o período aquisitivo, observadas faltas e regras legais. O pagamento inclui pelo menos um terço adicional e deve respeitar prazos e comunicação.
O 13º é pago em parcelas dentro do calendário legal. Médias de horas extras, comissões e adicionais podem integrar os cálculos. Não reserve apenas um salário: considere os encargos relacionados.
Saúde e segurança do trabalho
A empresa deve identificar riscos, implementar programas e realizar exames ocupacionais conforme o enquadramento. Eventos de saúde e segurança podem ser enviados ao eSocial.
Mesmo uma função administrativa exige avaliação. Obrigações e dispensas dependem do grau de risco, número de empregados e condições do ambiente.
Checklist da primeira contratação
Validar necessidade e orçamento.
Definir cargo, jornada e salário.
Consultar convenção coletiva.
Preparar saúde e segurança.
Solicitar documentos e exame.
Registrar a admissão antes do início.
Assinar contrato e políticas.
Configurar ponto, benefícios e folha.
Criar provisões mensais.
Treinar e acompanhar o período inicial.
Simulação de custo mensal de um funcionário
Para um salário de R$ 2.000, a empresa deve considerar, além do valor bruto, cerca de R$ 160 de FGTS, a provisão de férias e 13º, que juntos representam mais de um salário extra ao longo do ano, e os encargos previdenciários aplicáveis ao regime da empresa.
Somando esses valores, o custo mensal projetado costuma ficar entre 30% e 50% acima do salário nominal, dependendo do regime tributário e dos benefícios oferecidos.
Quando vale a pena esperar antes de contratar
Se o volume de trabalho ainda é instável, pode fazer mais sentido recorrer a prestadores pontuais ou terceirização antes de assumir o compromisso de um funcionário fixo.
Contratar cedo demais, sem caixa para sustentar os encargos nos meses de menor faturamento, é um dos motivos mais comuns de dificuldade financeira em pequenas empresas que acabaram de crescer.
Para onde vai o custo de um funcionário
Componente | O que representa |
Salário bruto | Valor combinado com o funcionário |
FGTS | 8% sobre a remuneração |
Provisão férias + 1/3 | 1/12 por mês trabalhado |
Provisão 13º | 1/12 por mês trabalhado |
Encargos patronais | Variam conforme regime e anexo |
Perguntas frequentes
Posso contratar por alguns dias sem registrar?
Não como teste informal. Use a modalidade de contratação adequada e faça o registro correspondente.
Simples Nacional não paga encargos?
Paga. Parte pode estar no DAS conforme o anexo, mas FGTS, direitos trabalhistas e outras obrigações continuam.
MEI pode ter funcionário?
Sim, apenas um, respeitando remuneração e regras próprias do enquadramento.
Preciso controlar ponto?
A obrigação e a forma dependem do número de empregados e da jornada, mas algum controle confiável é recomendável.
O 13º salário do primeiro ano é proporcional?
Sim. Quando a contratação acontece ao longo do ano, o 13º é calculado proporcionalmente aos meses trabalhados, considerando também a fração igual ou superior a 15 dias.
Preciso provisionar rescisão desde a contratação?
É uma boa prática. Mesmo sem previsão de desligamento, provisionar parte dos custos de uma eventual rescisão evita que esse valor pegue a empresa de surpresa no futuro.
Fontes oficiais
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Conclusão
A primeira contratação deve nascer com orçamento e processo. Registrar antes do início, provisionar direitos e enviar informações no prazo protege empresa e trabalhador.
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