Documentos necessários para contratar um funcionário
Atualizado: 5 de out.
Reunir os documentos necessários para contratar um funcionário logo no início evita atraso no registro.
A contratação de um funcionário exige organização antes do primeiro dia de trabalho. A empresa deve reunir dados pessoais, informações do contrato e os registros necessários para cumprir as obrigações trabalhistas.
Neste artigo
Documentos e informações do trabalhador
Nome completo, CPF e documento de identificação.
Data de nascimento e comprovante de endereço.
Dados bancários, quando necessários.
Informações sobre dependentes.
Escolaridade, cargo, salário, jornada e data de início.
A empresa deve solicitar somente os dados necessários para a admissão e cuidar da proteção das informações pessoais.
O que a empresa precisa definir?
Antes da admissão, defina função, salário, jornada, benefícios, tipo de contrato e convenção coletiva aplicável. Também avalie os exames ocupacionais exigidos.
Registro no eSocial
As informações da admissão devem ser enviadas ao eSocial dentro do prazo aplicável e precisam estar coerentes com o contrato de trabalho. Depois, a empresa deve organizar folha, férias, afastamentos e encargos.
Veja também o artigo da MEZO sobre contratação de funcionário.
Checklist antes do primeiro dia de trabalho
Conferir os documentos pessoais do trabalhador e o CPF, que identifica o vínculo na CTPS Digital.
Definir e formalizar cargo, salário, jornada, local de trabalho e data de início.
Agendar o exame admissional, que deve ser feito antes de o trabalhador começar a atuar.
Enviar a admissão ao eSocial dentro do prazo, que em regra termina no dia anterior ao início das atividades.
Providenciar o contrato de trabalho por escrito e as informações sobre vale-transporte e demais benefícios.
Organizar a pasta do funcionário com cópias dos documentos e dos protocolos de envio.
Exame admissional e saúde ocupacional
O exame admissional integra o programa de saúde ocupacional da empresa e serve para confirmar que o trabalhador está apto para a função. Ele deve ser realizado antes do início do trabalho, e o atestado emitido precisa ficar arquivado.
Dependendo da atividade, podem ser exigidos exames complementares. Vale confirmar com o médico do trabalho responsável quais avaliações se aplicam ao cargo.
Erros comuns na admissão
Deixar o funcionário começar antes de concluir o registro.
Pedir documentos que não têm relação com a contratação.
Esquecer as informações de dependentes, que afetam benefícios e descontos.
Usar contratos genéricos, sem descrever função, jornada e remuneração.
Guardar documentos pessoais sem controle de acesso, o que gera risco com a proteção de dados.
Documentos e sua finalidade
Documento | Para que serve |
Carteira de trabalho | Registro do vínculo |
CPF e RG | Identificação do trabalhador |
Exame admissional | Confirma aptidão para a função |
Perguntas frequentes
Posso registrar depois que a pessoa começar?
Não é recomendável. O envio fora do prazo pode gerar riscos trabalhistas e problemas na folha.
Quem pode fazer a admissão?
O departamento pessoal ou a contabilidade podem organizar o processo.
MEI pode contratar funcionário?
Sim, mas apenas um empregado, que receba um salário mínimo ou o piso salarial da categoria. Mesmo assim, o MEI precisa cumprir as obrigações da contratação, como o registro e o envio das informações ao eSocial.
Por quanto tempo devo guardar os documentos do funcionário?
Os documentos da relação de trabalho devem ser mantidos organizados por vários anos, já que podem ser exigidos em fiscalizações ou ações trabalhistas. A contabilidade pode orientar sobre os prazos aplicáveis a cada tipo de documento.
Veja também
Conclusão
Uma admissão bem feita começa antes do primeiro dia. Reunir documentos e enviar os dados no prazo protege a empresa e o trabalhador.
Precisa organizar a contratação? Fale com a MEZO Contabilidade.
Fonte oficial: eSocial Empresas
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