Prazo para emitir nota fiscal e data retroativa: o que a lei permite
O prazo para emitir nota fiscal depende do tipo de nota: a NF-e de mercadoria deve ser emitida antes da saída, no momento da operação, e não aceita data retroativa. Já a nota de serviço segue o prazo que cada município define.
Emitir fora do prazo ou tentar ajustar a data depois costuma gerar multa. Veja o que a regra permite e como corrigir erros.
Neste artigo
Cada nota, uma regra
Nota | Quando emitir | Data retroativa |
NF-e (mercadoria) | Antes da saída da mercadoria, no momento da operação | Não é permitida. A data de emissão não pode ser alterada, nem por carta de correção |
NFS-e (serviço) | No prazo definido pelo município, conforme o fato gerador | Varia por município. Alguns permitem ajustar a data, com regras próprias |
NFC-e (consumidor) | No momento da venda | Não se aplica: a nota acompanha a venda |
Confirme o prazo do seu município no sistema de nota de serviço. Veja Tipos de nota fiscal e NFS-e para empresas de serviços.
E se a nota foi emitida errada
Situação | O que costuma ser possível |
Nota emitida por engano, sem circulação da mercadoria | Cancelar dentro do prazo regulamentar, que em São Paulo é de 24 horas da autorização |
Erro em dados que não mudam a operação | Carta de correção eletrônica (CC-e) |
Erro de valor ou de quantidade | Nota complementar, de devolução ou outra solução prevista, conforme o caso |
Prazo de cancelamento vencido | Procurar o contador: pode haver regra de exceção, penalidade ou nota de devolução |
A carta de correção não pode alterar valores, base de cálculo, alíquota, quantidade, dados que mudem o destinatário nem a data de emissão ou de saída. Emitir uma nota de entrada também não cancela a nota de saída anterior. Veja Nota fiscal de devolução e Nota fiscal de entrada.
Data de nota fiscal não é detalhe de organização: ela define em que mês o imposto nasce. Emitir depois, só para ajustar a data, costuma sair mais caro que a multa de quem emite em dia.
Boas práticas para não errar
emitir a nota no momento da venda ou da saída, e não no fim do mês;
conferir destinatário, valores e quantidades antes de transmitir;
cancelar rápido, quando houver erro e a regra permitir;
se o sistema da prefeitura estiver fora do ar, usar o RPS e converter no prazo, como em RPS e Nota Fiscal Avulsa;
guardar todos os XMLs e comprovantes.
Perguntas frequentes
Posso emitir nota no mês seguinte à venda?
Para mercadoria, não: a nota acompanha a saída. Para serviço, depende do prazo do município, e atrasar pode gerar multa. Veja Não emitir nota fiscal é crime.
Posso corrigir a data da nota?
Na NF-e, não. Na NFS-e, depende do município. Peça orientação ao contador antes de tentar.
O prazo de cancelamento é o mesmo em todo estado?
Não. A regra geral é de 24 horas, mas há variações. Confirme na Secretaria da Fazenda do seu estado.
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Conclusão
O prazo para emitir nota fiscal é no momento da operação, e a NF-e não aceita data retroativa. Erros se corrigem por cancelamento no prazo, carta de correção ou nota complementar, conforme o caso.
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