RPS e Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): quando usar cada um
O RPS e NFA-e são documentos fiscais diferentes, que as pessoas costumam confundir. O RPS é o recibo provisório do prestador de serviços, usado quando a nota de serviço eletrônica não pode ser emitida na hora. A NFA-e é a nota fiscal avulsa de mercadorias, emitida pela Secretaria da Fazenda do estado.
Saber qual é qual evita multa por falta de nota e emissão do documento errado.
Neste artigo
Comparação rápida
Ponto | RPS | NFA-e |
O que é | Recibo Provisório de Serviços | Nota Fiscal Avulsa Eletrônica |
Para que serve | Documentar o serviço quando a NFS-e não pode ser emitida | Acobertar venda eventual de mercadoria, transporte ou devolução |
Quem emite | O prestador de serviços | Não contribuintes do ICMS e, em alguns estados, o MEI |
Quem controla | A prefeitura | A Secretaria da Fazenda do estado |
Depois de emitir | Deve ser convertido em NFS-e no prazo do município | Vale como a nota da operação |
RPS: o recibo provisório do serviço
O RPS vale como documento provisório até a nota eletrônica ser emitida. Os casos típicos são a instabilidade do sistema da prefeitura e o envio de notas em lote. O prazo para converter o RPS em NFS-e varia por município. Em alguns, como o Rio de Janeiro, é de 20 dias.
Quem não converte o RPS no prazo pode ser tratado como quem não emitiu a nota. Isso gera multa, cobrança de ISS e problemas no cadastro. O RPS também depende da inscrição na prefeitura. Veja Inscrição municipal e NFS-e para empresas de serviços.
NFA-e: a nota avulsa de mercadorias
A NFA-e é emitida no site da Secretaria da Fazenda e assinada por ela, não pelo próprio emitente. É usada por quem não é contribuinte do ICMS e não é obrigado a emitir NF-e, em operações eventuais, devoluções ou vendas de bens do ativo. Quem emite NF-e não emite NFA-e.
as regras mudam de estado para estado, e alguns não oferecem o serviço;
o ICMS, quando devido, costuma ser calculado na emissão;
o MEI é dispensado de nota nas vendas a pessoas físicas e precisa emitir nota quando vende a empresas;
confira sempre o site da Secretaria da Fazenda do seu estado.
RPS e NFA-e resolvem exceções, não o dia a dia. Quem depende deles toda semana precisa regularizar o emissor de notas, e não normalizar o improviso.
Perguntas frequentes
Posso usar RPS em vez de NFS-e sempre?
Não. O RPS é uma solução provisória para quando a nota não pode ser emitida. O correto é converter em NFS-e dentro do prazo.
A NFA-e substitui a NF-e?
Não. Ela é para quem não é obrigado a emitir NF-e. Empresas contribuintes de ICMS emitem a NF-e. Veja Quem é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica.
O que acontece se eu não emitir nenhuma nota?
Pode haver multa e, em casos graves, crime contra a ordem tributária. Veja Não emitir nota fiscal é crime.
Veja também
Conclusão
O RPS e NFA-e têm usos diferentes: o RPS é provisório e vale para serviços, e a NFA-e é nota avulsa de mercadorias, controlada pelo estado. As regras variam por município e estado.
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