Recibo ou nota fiscal: qual a diferença e quando usar cada um
A diferença entre recibo e nota fiscal é que o recibo prova que o pagamento foi feito, enquanto a nota fiscal prova que a venda ou o serviço existiu e serve de base para os impostos.
Um não substitui o outro quando a nota é obrigatória. Em alguns casos, como a venda de um MEI a pessoa física, o recibo ou nenhum documento fiscal pode bastar.
Neste artigo
O que é cada um
O recibo é um comprovante privado de que o valor foi recebido. Ele não é documento fiscal, não registra imposto e vale como prova entre as partes.
A nota fiscal é um documento fiscal que registra a operação, calcula os tributos e comprova a compra para o fisco e para o cliente, inclusive para garantia e troca.
Característica | Recibo | Nota fiscal |
Natureza | Comprovante de pagamento | Documento fiscal |
Quem exige | Acordo entre as partes | Receita, estado e município |
Registra imposto | Não | Sim |
Pode substituir a nota obrigatória | Não | Não se aplica |
Quando só o recibo basta
o MEI que vende ou presta serviço a pessoa física, porque está dispensado da nota nesse caso;
o autônomo sem CNPJ, que em geral usa recibo ou RPA, conforme explica o post Contabilidade para influenciador digital e autônomo;
vendas eventuais entre pessoas físicas, sem atividade empresarial.
Quando a nota é obrigatória
Empresas em geral devem emitir nota em toda venda ou serviço. O MEI deve emitir quando o cliente é pessoa jurídica. Veja o passo a passo em Como emitir nota fiscal sendo MEI.
Recibo prova que o dinheiro entrou. Nota fiscal prova que a venda existe e que o imposto foi calculado.
Perguntas frequentes
Recibo vale como nota fiscal?
Não. O recibo não tem valor fiscal e não substitui a nota quando ela é obrigatória.
O MEI pode dar só recibo?
Para pessoa física, sim, porque está dispensado da nota. Para pessoa jurídica, a nota é obrigatória, salvo quando o cliente emite a nota de entrada.
O cliente pode pedir a nota mesmo assim?
Pode pedir, e o MEI pode emitir por opção. Ter a nota ajuda em garantia, troca e comprovação da compra.
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Conclusão
A diferença entre recibo e nota fiscal está no efeito fiscal: recibo comprova o pagamento, nota comprova a operação. Para empresas, a nota costuma ser obrigatória.
A MEZO Contabilidade ajuda a definir qual documento emitir em cada tipo de cliente.
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